dokumendihaldus infohaldus väikeettevõttele

Otsid abilist, kes:
– tegeleks Sinu ettevõtte dokumentidega sh personalidokumendid,
– hoiaks korras e-postkasti,
sisestaks andmeid,
– teostaks infootsinguid?

Veebisekretär on loodud just selleks, et võtta enda kanda ettevõtte tegevust toetavad ülesanded sh väikeettevõtte dokumendihaldus ja infohaldus. Nii saad Sina pühenduda Sinu jaoks olulisele!

 

Milliseid dokumendihalduse teenuseid väikeettevõttele pakume?

Pakume Sulle järgnevaid dokumendihalduse teenuseid: 

Dokumentide koostamine ja vormistamine.  Koostame ametikirjad, hinnapäringud, hinnapakkumised, kokkuvõtted, korrad jms. Vormistame lepingud, otsused, protokollid jne. Küsi julgelt pakkumist ka siis, kui Sinu soovitud dokumendiliik loetelus puudub.

Personalidokumentide loomine. Koostame (töö-, töövõtu-, käsundus-)lepingud, käskkirjad, ametijuhendid, sisemised eeskirjad, (koondamis)teatised, (puhkuste)ajakavad, (töö)kuulutused, statistika jms. Lisaks haldame töötamise registrit ja pakume Sulle tööõigusalast e-konsultatsiooni.

dokumendi koostamine

Dokumentide haldamine. Väikeettevõttes tekkivate dokumentide hulk on küll väike, kuid ka nende hulgas on vaja orienteeruda ja vajadusel oluline dokument kiiresti üles leida. Selleks ei ole väikeettevõttel sageli rahaliselt mõistlik kasutada elektroonset dokumendihaldustarkvara.

Meie loome ülevaate väikeettevõtte dokumentidest, koostame lihtsa dokumentide loetelu, määrame dokumentide säilitustähtajad, registreerime dokumendid, loome vajalikud elektroonsed kataloogid ja jagame dokumendid kataloogidesse. Korrastame dokumente nii tagantjärgi kui ka jooksvalt.

Dokumendiringluse korraldamine. Vormistades dokumente või hallates Sinu ettevõtte e-postkasti, korraldame dokumentide ja e-kirjade saatmise adressaadile (Sinu ettevõtte töötajad, kliendid, koostööpartnerid, tarnijad vm).

Dokumentide arhiveerimine nii paberil kui ka digitaalselt. Dokumente tuleb säilitada nii seaduse nõuetele vastamiseks kui ka enda õiguste kaitseks. Väikeettevõttes tekib omajagu dokumente, mida säilitada: raamatupidamise dokumendid, lepingud, personalidokumendid, juhatuse/osanike otsused ja koosoleku protokollid, eeskirjad, kirjavahetus jms. On dokumente, mis hõlmatakse raamatupidamise programmi ja säilitatakse seal, kuid on ka neid, mis vajavad säilitamist selle väliselt.

Väikeettevõtte dokumentide arhiveerimiseks korrastame säilitamisele kuuluvad dokumendid ja kaustad, määrame säilitustähtajad, tähistame arhiivitoimikud ning loome ülevaate arhiivi koosseisust. 

 

Milliseid infohalduse teenuseid väikeettevõttele pakume?

Pakume Sulle järgnevaid infohalduse teenuseid: 

E-kirjade haldamine. Selleks, et Sa orienteeruksid oma ettevõtte e-postkastis ja leiaksid operatiivselt vajalikud e-kirjad üles, korrastame Sinu e-postkasti. Loome asjakohased kataloogid ja jagame Sinu e-kirjad nende vahel. Vastame õigeaegselt ja korrektselt vastamist vajavatele kirjadele ning saadame välja saatmist vajavad e-kirjad.

Infootsing. Teostame internetis Sinu ettevõttele vajalikud infootsingud

Andmete sisestamine. Sisestame Sinu ettevõtte poolt ette antud andmed soovitud vormi nt Excel, Sinu ettevõtte andmebaas vms.
 

Milline on Sinu kasu?

dokumendihaldus ja infohaldus

Sinu ettevõtte dokumendid on korrektselt koostatud ja vormistatud sh personalidokumendid. Lihtsa liigitussüsteemi abil leiad vajaliku dokumendi alati kiiresti üles. Dokumendid on vastavalt nende säilitustähtaegadele nõuetekohaselt arhiveeritud. Sinu e-postkast on kontrolli all. Vastamist vajavad kirjad on õigeaegselt ja asjakohaselt vastatud ning saadetavad kirjad välja saadetud. Su ettevõttes on toimiv dokumendiringlus. Sulle vajalik infootsing on teostatud ja andmed vastavalt Sinu soovile sisestatud.

Delegeerides oma ettevõtlust toetavad tegevused sh dokumendihaldus ja infohaldus veebisekretärile, oled efektiivsem, kuna hoiad kokku:
aega  spetsiifilisi teadmisi vajav dokumendihaldus ning aeganõudev ja rutiinne infohaldus tehakse Sinu eest ära

 raha maksad vaid tehtud töötundide eest
ning saad pühenduda olulisele (lähedased, ettevõtte põhitegevus, juhtimine ja arendamine).

 

Milline on meie kogemus?

Veebisekretär on väikeettevõtte virtuaalne assistent, mille asutajana oman ligi 10-aastast kontoritöö kogemust. Olen selle aja jooksul nii koordineerinud kui ka ise tegelenud asutuses mh dokumendihalduse, infohalduse ja personalitööga. Seetõttu oskan nimetatud valdkondades näha suurt pilti ning olen ka kursis spetsiifiliste üksikasjadega.

 

Palju teenus väikeettevõttele maksab?

Dokumendihalduse ja infohalduse teenus maksab Sulle just nii palju, kui palju Sinu ettevõte teenust kuus kasutab. 

1.-9. tund kuus            20 €/tund
10.-39. tund kuus        15 €/tund
40.+ tund kuus            10 €/tund

Keeruline on välja tuua näidishindu, kuna iga ettevõtte dokumentide, e-kirjade ja andmete haldamise maht on väga erinev.

Kirjelda meile oma soove ja me teeme Sulle personaalse pakkumise, arvestades just Sinu ettevõtte eripärasid.

 

Kuidas näeb välja koostöö?

Koostöö veebisekretäriga on lihtne! Võta meiega ühendust ja kirjelda oma ettevõtte vajadusi. Arutame läbi üksikasjad ja teeme Sulle pakkumise koos teenuste kirjelduse, orienteeruva ajakulu ja hinnaga.

Kui meie pakkumine Sulle sobib, sõlmime teenuse osutamise lepingu ja asume tööle! Omavaheliseks suhtlemiseks kasutame Sulle sobivat kommunikatsioonivahendit (chat, e-mail, telefon, skype vms).

 

Millest kirjutame?

e-kirjade haldamineKellel meist ei oleks kirjakast täis erinevaid müügipakkumisi, kutseid, meeldetuletusi, klientide pöördumisi, tagasisidet, koostööpakkumisi, kolleegide palveid, õnnitlusi jms. Oma blogipostituses  Lihtsad nipid e-mailide haldamiseks oleme kirjutanud sellest, kuidas oma e-maili haldusega edukalt toime tulla s.t oluline ebaolulisest eraldada, postkastis kord luua, õigeaegselt vastused teele panna sealjuures ajakulu optimeerida.

Ettevõtte tõhusaks toimimiseks on oluline, et pööraksid piisavalt tähelepanu dokumentide koostamisele, nende hoidmisele ja vajadusel kiirele ülesleidmisele. Postituses Dokumendi elukäik väikeettevõttes – kuidas dokumendihaldusega alustada kirjeldangi, milline võiks välja näha dokumendi elukäik väikeettevõttes, alustades dokumentide koostamise vajadusest ja alusdokumentidest.

Postituses Dokumentide registreerimine väikeettevõttes – miks ja kuidas? toon välja dokumentide registreerimise võimalused ja vajalikkuse. Dokumendi elukäigu viimastest etappidest on juttu artiklis Väikeettevõtte dokumentide säilitamine, arhiveerimine ja hävitamine

 

Milliseid teenuseid veel pakume?

Ettevõtlusega kaasneb paratamatult hulk rutiinseid ja aeganõudvaid, kuid äri toimimiseks olulisi tegevusi. Mõistlik on läbi mõelda, milliste tegevustega peaksid ise tegelema, millised aga delegeerima edasi. Delegeerida tasub eelkõige rutiinsed ja administratiivsed ülesanded ning tegevused, kus jääb puudu spetsiifilistest oskustest.

Lisaks dokumendihaldusele ja infohaldusele oleme Sinu virtuaalsed assistendid ka:
raamatupidamise korraldamisel,
kujundustöö teostamisel
,
turunduse läbiviimisel ning kodulehe ja sotsiaalmeedia haldamisel.

Kui plaanid ise tegeleda oma ettevõtte turundamisega internetis, kuid soovid kõrvale coach`i, kes juhendaks ja julgustaks, siis vaata lähemalt, milliseid võimalusi pakub internetiturunduse coaching!

Vajad vastuseid tööõiguslikele küsimustele? Praktiline lahendus on tööõigusalane e-konsultatsioon!

Karin Kask veebisekretäri asutaja

 

Võta meiega ühendust ja vaatame koos, kuidas saame Sulle kasulikud olla!

 

Tööta targalt, saavuta rohkem!