isiklik virtuaalassistent

Otsid isiklikku assistenti, kes:
teeks ära sekretäritöö,
– hoiaks korras e-postkasti,
sisestaks andmeid
ja teostaks infootsinguid,
– tegeleks Sinu ettevõtte dokumentidega sh personalidokumendid
?

Sinu aeg on väärtuslik! Veebisekretär on virtuaalassistent, kes võtab enda kanda ettevõtte tegevust toetavad ülesanded sh väikeettevõtte sekretäritöö, info- ja dokumendihaldus. Nii saad pühenduda Sinu ja Sinu ettevõtte jaoks olulisele!

 

Milliseid teenuseid isiklik virtuaalassistent pakub?

Müügiabi. Koostame ja väljastame müügiarveid, jälgime laekumisi ja saadame võlgnikele meeldetuletuskirju. Valmistame ette müügipakkumisi ja lepinguid. Haldame kliendi andmebaasi ja kliendilepinguid. Värskendame e-poe tootevalikut ja hoiame veebilehe alati uuendatud. Vastame klientide küsimustele. 

Ostuabi. Koostame ja saadame välja hinnapäringuid ning suhtleme tarnijatega ja vormistame tellimusi.

infohaldusE-kirjade haldamine. Selleks, et Sa orienteeruksid oma ettevõtte e-postkastis ja leiaksid operatiivselt vajalikud e-kirjad üles, korrastame Sinu e-postkasti. Loome asjakohased kataloogid ja jagame Sinu e-kirjad nende vahel. Vastame õigeaegselt ja korrektselt vastamist vajavatele kirjadele ning saadame välja saatmist vajavad e-kirjad.

Infootsing. Teostame internetis Sinu ettevõttele vajalikud infootsingud. Teeme päringuid ametlikesse registritesse, andmekogudesse.

Andmete sisestamine. Sisestame Sinu ettevõtte poolt ette antud andmed soovitud vormi nt Excel, Sinu ettevõtte andmebaas vms.

Personalitöö. Koostame (töö-, töövõtu-, käsundus-)lepingud, käskkirjad, ametijuhendid, sisemised eeskirjad, (koondamis)teatised, (puhkuste)ajakavad, (töö)kuulutused, statistika jms. Haldame töötamise registrit, korraldame lähetused.

Dokumentide koostamine ja vormistamine.  Koostame ametikirjad, hinnapäringud, hinnapakkumised, kokkuvõtted (nt tagasisidelehtede kokkuvõtted), korrad jms. Vormistame lepingud, otsused, protokollid jne.

dokumendi koostamine

Dokumentide haldamine. Loome ülevaate väikeettevõtte dokumentidest, koostame lihtsa dokumentide loetelu, määrame dokumentide säilitustähtajad, registreerime dokumendid, loome vajalikud elektroonsed kataloogid ja jagame dokumendid kataloogidesse. Korrastame dokumente nii tagantjärgi kui ka jooksvalt.

Dokumendiringluse korraldamine. Vormistades dokumente või hallates Sinu ettevõtte e-postkasti, korraldame dokumentide ja e-kirjade saatmise adressaadile (Sinu ettevõtte töötajad, kliendid, koostööpartnerid, tarnijad vm).

Dokumentide arhiveerimine nii paberil kui ka digitaalselt. Väikeettevõtte dokumentide arhiveerimiseks korrastame säilitamisele kuuluvad dokumendid ja kaustad, määrame säilitustähtajad, tähistame arhiivitoimikud ning loome ülevaate arhiivi koosseisust. 

Küsi julgelt pakkumist ka siis, kui Sinu soovitud töö loetelus puudub!

 

Milline on Sinu kasu?

Sinu e-postkast on kontrolli all. Vastamist vajavad kirjad on õigeaegselt ja asjakohaselt vastatud ning saadetavad kirjad välja saadetud. Su ettevõttes on toimiv dokumendiringlus. Sulle vajalik infootsing on teostatud ja kokkuvõtlikult Sulle esitatud ning andmed vastavalt Sinu soovile sisestatud. Müügitööga seotud paberimajandus on korras, e-pood värskendatud ja klientide küsimused vastatud ning vajalikud ostud parima hinnaga tehtud. Sinu ettevõtte dokumendid on korrektselt koostatud ja vormistatud sh personalidokumendid. Lihtsa liigitussüsteemi abil leiad vajaliku dokumendi alati kiiresti üles. Dokumendid on vastavalt nende säilitustähtaegadele nõuetekohaselt arhiveeritud.

Delegeerides oma ettevõtlust toetavad tegevused virtuaalassistendile, oled efektiivsem, kuna hoiad kokku:
aega  nii spetsiifilisi teadmisi vajavad kui ka aeganõudvad ja rutiinsed tööd tehakse Sinu eest ära

 raha maksad vaid tehtud töötundide eest
ning saad pühenduda olulisele (lähedased, ettevõtte põhitegevus, juhtimine ja arendamine). Sinu aeg on väärtuslik!

 

Milline on meie kogemus?

Veebisekretär on väikeettevõtte virtuaalassistent, mille asutajana oman enam kui 10-aastast kontoritöö kogemust. Olen selle aja jooksul nii koordineerinud kui ka ise tegelenud asutuses mh dokumendihalduse, infohalduse ja personalitööga. Seetõttu oskan nimetatud valdkondades näha suurt pilti ning olen ka kursis spetsiifiliste üksikasjadega.

 

Palju teenus väikeettevõttele maksab?

virtuaalassistentVirtuaalassistendi teenus maksab Sulle just nii palju, kui palju Sinu ettevõte teenust kuus kasutab. Tunnihinnaks on 15 €/tund. Palju Sinu ettevõtte virtuaalassistendi teenust nädalas/kuus vajab? Oleme Sinu jaoks olemas just nii tihti või harva, kui Sinule parasjagu vajalik.

Keeruline on välja tuua näidishindu, kuna iga ettevõtte dokumentide, e-kirjade ja andmete haldamise maht on väga erinev. 

Kirjelda meile oma soove ja me teeme Sulle personaalse pakkumise, arvestades just Sinu ettevõtte eripärasid.

 

Kuidas näeb välja koostöö?

Koostöö veebisekretäriga on lihtne! Võta meiega ühendust ja kirjelda oma ettevõtte vajadusi. Arutame läbi üksikasjad ja teeme Sulle pakkumise koos teenuste kirjelduse, orienteeruva ajakulu ja hinnaga.

Kui meie pakkumine Sulle sobib, sõlmime teenuse osutamise lepingu ja asume tööle! Omavaheliseks suhtlemiseks kasutame Sulle sobivat kommunikatsioonivahendit (chat, e-mail, telefon, skype vms).

 

Millest virtuaalassistent kirjutab?

Virtuaalassistendi teenust tutvustavad postitused:

Info- ja dokumendihalduse teemalised postitused:

 

Milliseid teenuseid virtuaalassistent veel pakub?

Ettevõtlusega kaasneb paratamatult hulk rutiinseid ja aeganõudvaid, kuid äri toimimiseks olulisi tegevusi. Mõistlik on läbi mõelda, milliste tegevustega peaksid ise tegelema, millised aga delegeerima edasi. Delegeerida tasub eelkõige rutiinsed ja administratiivsed ülesanded ning tegevused, kus jääb puudu spetsiifilistest oskustest.

Lisaks sekretäritööle ning dokumendi- ja infohaldusele oleme Sinu virtuaalassistendid ka:
raamatupidamise korraldamisel,
kujundustöö teostamisel
,
turunduse läbiviimisel ning kodulehe ja sotsiaalmeedia haldamisel.

Karin Kask veebisekretäri asutaja

 

Võta meiega ühendust ja vaatame koos, kuidas saame Sulle kasulikud olla!

 

Tööta targalt, saavuta rohkem!