e-kirjade haldamine

Kellel meist ei oleks inbox täis erinevaid müügipakkumisi, kutseid, meeldetuletusi, klientide pöördumisi, tagasisidet, koostööpakkumisi, kolleegide palveid, õnnitlusi jms. Kuidas oma e-maili haldusega edukalt toime tulla s.t oluline ebaolulisest eraldada, postkastis kord luua, õigeaegselt vastused teele panna sealjuures ajakulu optimeerida? Just sellest järgnev postitus räägibki.

 

1. Vaata oma e-kirju vaid mõned korrad päevas!

Blogipostituses 7 eluhäkki produktiivsuse tõstmiseks tõin välja, et kõige suuremateks produktiivsuse allatõmbajateks on kõiksugused segajad s.h e-mailid. Kui Sa tunned, et saabuvate e-mailide pidev jälgimine pärsib Sinu töö produktiivsust, on aeg miskit ette võtta. Näiteks lepi endaga kokku, et Sa ei pea e-maili saabudes koheselt sellele reageerima, vaid vaatad oma e-maile nt 3 korda päevas – hommikul, lõunal, tööpäeva lõpus.

 

2. Lähtu kirjadele vastamisel nende proriteetsusest!

Kõik vastamist vajavad kirjad ei vaja vastamist üheaegselt. Enamasti oskad ise juba kirjale peale vaadates hinnata, kui kiire asjaga on. Teinekord ei ole see aga nii kergesti arusaadav või Sul on lihtsalt ajaga kitsas käes. Lahenduseks on saata kirja saatjale lühike täpsustav küsimus nt kolleegi puhul:

  • „Mis kellaks Sa seda vajad?“ – annab sulle ajaraami;
  • „Ma hakkan kohe Sinu asjaga tegelema. Soovin lihtsalt teada, kas sellega on kiire?“ – väga sageli ei ole;
  • „Ma tegelen hetkel xxx-ga. Kas Sinu asi annab oodata?“ – enamasti vastatakse „jah“.

 

3. Organiseeri kirjad kaustadesse!

Loobu oma inboxi kronoloogilisest vaatest ja organiseeri kirjad kaustadesse. Kaustade loomisel on erinevaid võimalusi. Neid saab luua teemade kaupa, aga ka näiteks vastamise prioriteetsuse järgi.

 

e-maili haldus

 

Näiteid kaustadest:

  • „Täna!“ – neisse lähevad kirjad, millega tuleb tegeleda täna.;
  • „Vasta!“ koos alamkaustadega, mille pealkirjadeks on vastamise kuupäevad;
  • „Ootel“ – kirjad, mis ootavad teise isiku vastust;
  • „Teadmiseks“ – kirjad, mis ei vaja vastamist, kuid Sa peaksid nendega siiski tutvuma;
  • „Tehtud“ – kirjad, mis on vastatud või millega on tutvutud.

 

4. Mittevajalikud kirjad hävita!

Kirjakasti satub igasugust posti. Oluline on ebavajalik kustutada ning mitte lasta sel võtta Sinu postkastis ruumi. Lisaks aitab ebavajaliku kustutamine Sul oma postkastis paremini orienteeruda. Eelkõige lähevad siia alla kõiksugu masspostitused. Kui Sa mõne kirja puhul ei ole kindel, kas tasub kustutada, siis võid selle esialgu tõsta kausta „Sorteeri mind“, et hiljem otsustada kirja vajalikkus.

 

5. Loo kirjapõhjad!

Kui märkad, et kirjutad juba mitmendat korda ühesuguse sisuga vastust, ainult küsija on erinev, on üheks võimaluseks luua kirjapõhi. See aitab edaspidi hoida kokku kirjutamiseks kuluvat aega.

 

6. Kasuta ära oma e-kirja jalus!

Loo oma e-kirjadele automaatne jalus, kus:

  • too välja vastused või lingid enimküsitud küsimustele,
  • anna teada, kui kiiresti Sa kirjadele vastad,
  • paku välja alternatiivseid kontaktivõtmise võimalusi nt messinger, telefon, skype vms.

 

7. Saada automaatvastus!

Inimeste ootused on erinevad. Mõni ootab, et reageeriksid tema kirjale paari tunni jooksul, teise jaoks on normaalne anda aega paar päeva. Selleks, et Sulle kirjutanud inimesed teaksid, kui kiiret vastust on oodata, kirjuta valmis oma automaatvastus. Näiteks „Sain Teie kirja kätte. Vastan Teile paari tööpäeva jooksul.“

 

8. Palka virtuaalne abiline!

Üks oluline produktiivsuse tõstja on delegeerimine. Kui delegeerida oma ettevõtte e-maili haldus virtuaalsele abilisele, hoiad kokku aega ning saad keskenduda Sinu jaoks olulisele. Olgu selleks kas kvaliteetaeg lähedastega, oma ettevõtte põhitegevus või selle juhtimine ja arendamine.

 

delegeeri infohaldus virtuaalsele abilisele

 

Virtuaalne abiline loob meilides korra, edastades koheselt reageerimist vajavad kirjad Sulle edasi ja katalogiseerides muu. Vastavate juhtnööride olemasolul saadab virtuaalne abiline ise jooksvalt meilidele operatiivsed ja kohased vastused. Samuti koostab ja väljastab ta ettevõtte uudiskirju jms.

Kui soovid olla eriti nutikas, siis las e-maili haldus jääb virtuaalse abilise hooleks – näiteks veebisekretäri!.

 

Kokkuvõtteks

Selleks, et e-maili haldus ei tõmbaks alla Sinu produktiivsust, vaata oma kirju heal juhul paar-kolm korda päevas ja vasta neile prioriteetsuse järjekorras. Lisaks tuleb kasuks, kui organiseerid kirjad kaustadesse, seejuures ebaolulised kustutades. Loo vajadusel valmis kirjapõhjad ja automaatvastus ning kasuta targasti ära oma e-kirja jalus.

 

Kui see postitus oli Sinu jaoks vajalik või huvitav, siis palun jaga seda!

 

Saa värsked blogipostitused oma e-mailile ja kingituseks juurdepääs e-raamatutele!