Paljud mikro- ja väikeettevõtjad on teadvustanud vajadust abikäe järele, samas soovides vältida töötaja palkamisega kaasnevaid kulusid ja toimetusi. Lahenduseks on virtuaalne abiline. Millest peale hakata, et palgata endale virtuaalne abiline?
Virtuaalse abilise palkamine on viimastel aastatel muutunud järjest populaarsemaks. Olen isegi kajastanud veebisekretäri blogis võimalusi, mis avanevad virtuaalse assistendi palkamisega. Mõistlik on virtuaalassistendile üle anda rutiinsed ja korduvad tegevused, millega Sinul ei ole aega tegeleda või Sa lihtsalt ei naudi neid. Järgnevalt olen kirja pannud mõned nõuanded, mis on eduka koostöö aluseks virtuaalse abilisega.
Sea selged eesmärgid
Kui oled mõistnud, et vajad oma ettevõtluses abi, sea kohe alguses selged eesmärgid – mida Sa soovid oma ettevõttega saavutada, millise aja jooksul ja milliste protsesside läbi.
Otsusta, millised tegevused delegeerida
Iga tegevuse juures mõtle läbi, millistele andmetele juurdepääsu see eeldab, palju see nõuab Sinupoolset juhendamist ning mil määral see Sulle aega vabastab. Lihtne viis leidmaks delegeeritavaid tegevusi, on mõelda läbi, milliseid tegevused on tehtavad vaid Sinu poolt ning millised ei vaja Sinu personaalset puudutust. Näiteks e-maili haldus, andmete sisestamine, infootsing, sotsiaalmeedia haldus, raamatupidamine on head näited, milleks võtta appi virtuaalne abiline.
Mõtle läbi delegeeritava töö maht
Valmista varakult ette info, mille pead virtuaalsele assistendile töö tegemiseks edastama – programmid, salasõnad, tähtsad kuupäevad, kontaktnumbrid jms. Mõtle enda jaoks selgeks, kui suures mahus Sa virtuaalassistendi abi kasutada soovid. Nii on esialgne vestlus teenusepakkujaga tulemuslikum ja läbimõeldum ning töö üleandmine on kiire.
Küsi virtuaalselt abiliselt õigeid küsimusi
Olles esitanud virtuaalsele assistendile infopäringu, järgneb sellele enamasti telefoni- või videovestlus, mille käigus arutatakse läbi töö üksikasjad. Selle käigus saad anda ülevaate, milliseid töid virtuaalne abiline Sinu heaks teha võiks. Kui üldjoontes pakutav teenus Sulle sobib, siis mine detailsemaks. Näiteks, kui on vaja kasutada mingit spetsiifilist süsteemi, programmi, võõrkeeli jms, veendu, et virtuaalne abiline omaks selleks kogemust ja oskusi. Kui ei oma, on see õpitav?
Arutelu järgselt teeb virtuaalne abiline Sulle hinnapakkumise konkreetsete tööülesannete kirjelduse, orienteeruva ajakulu ja maksumusega. Oluline on anda talle võimalikult konkreetne sisend pakkumise tegemiseks. Vajadusel esita hinnapakkumise täiendamiseks ettepanekuid ja täpsustusi. Juhul, kui hinnapakkumine sobib, saab edasi sõlmida juba teenuse osutamise lepingu ja virtuaalne abiline hakata töödega pihta. Tööde eest maksad alles siis, kui need on tehtud.
Määra kindlaks kommunikatsioonikanalid
Veel mõtteid vestluseks virtuaalassistendiga.. Kuidas virtuaalne abiline Sinuga ühendust peab? Anna teenusepakkujale varakult teada oma eelistustest. Mõistlik on valida kommunikatsioonivahend vastavalt olukorrale. Näiteks:
- küsimused, millele saab vastata „jah“ ja „ei“, võiks edastada sms-i või chati abil.
- pikem edastamist vajav informatsioon võiks liikuda e-maili vahendusel.
- selgitused ja küsimused, millele võivad järgneda omakorda küsimused, tuleks rääkida läbi telefoni või videokõne vahendusel.
Lisaks anna virtuaalsele assistendile teada, kas eelistad suhelda hommikuti, pärastlõunati või õhtuti.
Määra omapoolne kontaktisik
Kui omad juba töötajaid, võid soovi korral määrata kontaktisiku, kes on Sinu ettevõtte poolseks esindajaks ja juhiste andjaks virtuaalsele abilisele.
Anna selged juhised
Käige detailselt läbi tööülesanded. Lisaks anna virtuaalsele assistendile konkreetset infot tööde prioriteetsuse ja kiireloomulisuse kohta. Kui soovid regulaarseid aruandeid, leppige kokku nende esitamise periood. Mida selgemad ja konkreetsemad on juhised, seda kindlam võid olla, et tulemus on Sinu ettekujutusele vastav.
Virtuaalne abiline ootab tagasisidet tehtud töö osas
Kui Sul on võimalus juba tutvuda tehtud töödega, anna virtuaalsele abilisele kindlasti tagasidet. Näiteks „See on ideaalne, aitäh!“, et nad jätkaksid samas vaimus. Anna konstruktiivseid kommentaare, kuna virtuaalse assistendi eesmärk on Sinu ootustele vastata, seetõttu tuleks anda talle võimalus õppida ja teha muudatusi. Lisaks on see info oluline tulevastele klientidele, andmaks aimu virtuaalse meeskonna oskustest ja nendega rahulolust.
Kui see postitus oli Sulle vajalik või huvitav, siis ole hea ja jaga seda!