dokumendi elukäik väikeettevõttes

Ettevõtte tõhusaks toimimiseks on oluline, et pööraksid piisavalt tähelepanu dokumentide koostamisele, nende hoidmisele ja vajadusel kiirele ülesleidmisele. Järgnevalt kirjeldangi, milline võiks välja näha dokumendi elukäik väikeettevõttes, alustades dokumentide koostamise vajadusest ja alusdokumentidest.

 

Dokumendid väikeettevõttes

Kas väikeettevõttes tekib üldse dokumente? Muidugi tekib, alustades raamatupidamisega, lõpetades personali ja ettevõtte juhtimisega.

Raamatupidamise dokumentideks on erinevad algdokumendid – arved, teatised, väljavõtted, saatelehed, lepingud, aruanded jms.

Personaliga seonduvalt võib olla vajadus koostada (töö-, töövõtu-, käsundus-)lepingud, käskkirjad, ametijuhendid, sisemised eeskirjad, (koondamis)teatised, (puhkuste)ajakavad, (töö)kuulutused, (riski)analüüsid, statistika jms.

Ettevõtte juhtimisega kaasnevad otsused, protokollid, kirjavahetus, lepingud jne. Kokkuvõttes on ettevõttes tekkivate dokumentide hulk märkimisväärne.

dokumentide koostamine väikeettevõttes

Dokumendid ei ole oma olemuselt mitte midagi muud kui informatsiooni kandjad. Selleks, et mingit informatsiooni talletada või edastada, luuaksegi dokument. Dokumendid võivad olla nii paberkandjal kui ka elektroonsed. Tänapäeval on üha enam just viimaseid. Mõlemat liiki dokumendid vajavad haldamist.

Dokumentide vajalikkus

Dokumentide eesmärk on kajastada Sinu ettevõtte tegevusi ja otsuseid. Kuigi paljude dokumentide olemasolu on nõutud seadusega, siis esmajärjekorras peaksid dokumendid olema olulised ettevõtjale endale.

Saad ju neid vajadusel kasutada tõendina oma õiguste kaitsel. Näiteks, kui väikeste summade puhul tundub teenuse osutamise lepingu sõlmimine mõttetu ajaraisk, siis suuremate tehingute puhul võiks see olla ainuvõimalik tee. Nii on Sul tulevikus olemas dokument, mille alusel oma nõue maksma panna.

Lisaks oma õiguste kaitsele, aitavad dokumendid Sul oma ettevõtte tööd paremini korraldada. Ettevõte, mille dokumendid on korrektselt koostatud ja hallatud, tekitab usaldusväärsust nii klientides kui ka koostööpartnerites.

Ära ei tasu ka unustada, et dokumendid on ettevõtte mälu. Dokumendid annavad Sulle võimaluse vaadata tagasi oma ettevõtte tegevusele ja otsustele, anda nende põhjal adekvaatne hinnang seni tehtule. Seda teadmist saad omakorda kasutada ära edaspidiste otsuste tegemisel.

Dokumendi elukäik väikeettevõttes ja dokumentide haldus

Igal dokumendil on oma elukäik. Dokumendi elukäik väikeettevõttes näeb välja järgmine: dokumendi loomine ja vormistamine, selle edastamine, registreerimine, menetlemine ja kasutamine, säilitamine, arhiveerimine ja hävitamine. Ettevõtjana oled kindlasti enamike nende sammudega kokku puutunud. Seega saab öelda, et iga ettevõtja on isemoodi dokumendihaldur.

Dokumendihaldus on nimelt dokumendi kontrollitud haldamine läbi terve elukäigu. Dokumendihalduse eesmärk on muuta ettevõtte tööprotsessid lihtsamaks ja kiiremaks.

Kui soovid, et Sinu ettevõtte dokumendid oleksid hallatud, kuid vajad selleks abikäsi, siis vaata lähemalt, kuidas veebisekretär Sulle kasulik saab olla – dokumendihaldus väikeettevõttele!

Suuremad asutused koostavad oma dokumentide korrektseks haldamiseks asjaajamiskorra, kus kirjeldatakse detailselt, millistele nõuetele peab koostatav dokument vastama, millist liiki dokumendid registreeritakse, millised andmed seejuures registrisse kantakse, kuidas ja kes dokumendid registreerib, millist numeratsiooni kasutatakse, kuidas toimub asutuses dokumendiringlus, dokumentide säilitamine, arhiveerimine, hävitamine jms.

Väikeettevõttes ei ole sellise mahuka korra loomine vajalik. Samas võiks iga ettevõtte juht siiski dokumendi elukäigu etapid oma asutuses samm-sammult läbi mõelda ja miks ka mitte kirja panna. Nii saab dokumendi elukäik väikeettevõttes dokumenteeritud ja tekib kasulik abimees dokumentide haldamiseks.

Dokumentide loetelu ja dokumentide säilitustähtajad

Ettevõtte dokumentide edukaks haldamiseks loo endale esmalt ülevaade oma ettevõtte dokumentidest ja jaga need loogiliselt rühmadeks. Näiteks raamatupidamise dokumendid, lepingud, personalidokumendid, juhatuse/osanike otsused/protokollid, kirjavahetus jms. Nii tekib Sinu ettevõtte dokumentide loetelu, kus saad iga rühma puhul vajadusel veelgi süvitsi minna.

dokumentide haldamine väikeettevõttes

Lisaks pööra seejuures kindlasti tähelepanu dokumentide säilitustähtaegadele – neist osa sätestab seadus, osa on aga ettevõtja enda otsustada, lähtudes praktilistest vajadustest. Säilitustähtaeg on see aeg, mille jooksul Sinu dokument peab olema taasesitatav (näiteks väljaprinditav). Eriti oluline on see elektroonsete dokumentide puhul, mida on kerge aja jooksul muuta.

Raamatupidamise algdokumente, raamatupidamisregistreid ja muid tehingute mõistmiseks vajalikke äridokumente (saatelehed, kirjavahetus jmt) tuleb säilitada vähemalt seitse aastat alates majandusaasta lõpust, kui majandustehing raamatupidamisprogrammis kirjeldati.

Lepinguid säilita seitse aastat alates nende lõppemisest. Töölepingut tuleb säilitada aga kümme aastat alates selle lõppemisest. Töötervishoiu ja –ohutuse dokumentide säilitustähtaegade kohta on koostatud kokkuvõtlik tabel.

Kõigi dokumentide jaoks aga seadus säilitustähtaega ei sätestata. Sel juhul pead Sa ettevõtjana hindama nii dokumendi tõendusväärtust kui ka praktilist kasutusväärtust.

Jälgi oma dokumentide liigitamisel, et ühte rühma kuuluksid dokumendid, millel on sama säilitustähtaeg. Seetõttu on mõistlik eristada töölepingud teistest lepingutest, kuna esimesi tuleb säilitada vähemalt 10 aastat alates lepingu lõppemisest, teisi aga vaid 7 aastat.

Dokumentide loetelu on ettevõtte dokumentide haldamisel alusdokumendiks, mille abil saab planeeritud dokumendi elukäik väikeettevõttes – alates selle loomisest, kuni arhiveerimise ja hävitamiseni välja. Hoia see alati ajakohane!

Kokkuvõtteks

Dokumendi elukäik väikeettevõttes ei erine suures pildis dokumendihaldusest suuremas asutuses. Kõik saab alguse dokumendi elukäigu läbimõtlemisest ja kirjapanekust. Seejärel on oluline dokumendid rühmitada ja selgitada välja nende säilitustähtajad. Järgmises postituses käsitleme olulisi aspekte dokumentide registreerimisel.

Edukat dokumendihaldust!

 

Kui see postitus oli Sinu jaoks vajalik või huvitav, siis palun jaga seda!

 

Saa värsked blogipostitused oma e-mailile ja kingituseks juurdepääs e-raamatutele!