dokumentide säilitamine

Iga ettevõtja huvides on, et kõik olulised dokumendid oleksid koostatud ning kergelt ja lihtsalt leitavad. Sellele aitab kaasa dokumendi elukäigu läbimõtlemine ja dokumentide liigitamine, millest oli juttu postituses Dokumendi elukäik väikeettevõttes – kuidas dokumendihaldusega alustada.  

Samuti on vajalik olulised dokumendid registreerida ning tekitada dokumendiregister ja asjatoimikud (Väikeettevõtte dokumentide registreerimine – miks ja kuidas?). Edukal dokumendihaldusel on oma osa ka sellel, kuidas toimub dokumentide säilitamine, arhiveerimine ja hävitamine väikeettevõttes. Järgnevalt teengi sellest põgusa ülevaate.

 

Dokumentide säilitamine

Kui dokumendid registreeritud, siis tuleb leida neile sobiv hoiukoht ehk päevakorda kerkib dokumentide säilitamine. Paberdokumendi puhul on selleks näiteks kiirköitja, elektroonse dokumendi jaoks loo aga oma arvutisse eraldi kataloogid. Toimi kataloogide loomise puhul sarnaselt dokumendiliikide kindlaks tegemisele – loo igale dokumendiliigile oma kataloog, vajadusel alamkataloogid.

Teine võimalus on luua kaustad mõnda failivahetus keskkonda (Dropbox, Google Drive), nii pääsed oma dokumentidele igal ajal igast kohast ligi. Kolmas võimalus on luua elektroonsed kataloogid välismälule.

Kõige mõistlikum on eeltoodud võimalusi kombineerida ja kasutada neist kindlasti samaaegselt vähemalt kahte. Nii kindlustad enda tagala, kui üks keskkond alt veab – arvuti nakatub viirusega, juurdepääs faili jagamise keskkonnale kaob, välismälu ütleb üles vms.

 

dokumentide säilitamine väikeettevõttes

 

Dokumentide arhiveerimine

Kui esmane vajadus dokumendi kasutamise järele on kadunud, ei tohi seda hävitada, kui dokumendi säilitustähtaeg ei ole veel möödunud. Vaid siis tuleb dokument arhiveerida. Tegemist on eelviimase sammuga dokumendi elukäigus väikeettevõttes.

Selleks, et ettevõtja teaks, millised dokumendid tema arhiivis on ja ta leiaks vajaliku dokumendi kiiresti üles, tuleb nende üle arvestust pidada. Jällegi sobib selleks vana hea Exceli tabel, kus kajastada arhiveeritud toimikute kohta need andmed, mis kergendavad dokumentide leidmist. Nendeks võivad olla tähised, toimikute nimetused, kogused, dokumendiliigid, piirdaatumid, asukohad jms.

Kui soovid arhiveerida paberdokumente, siis eemalda dokumentidelt metallklambrid (need määrivad ja söövitavad paberit), korrasta ja järjesta need dokumendiliikide kaupa. Hea moodus on kasutada kartongist kaasi. Hoia arhiividokumente kaitstult otsese päikesevalguse eest. Kasuta selleks ruumi, kus ei ole suuri temperatuuri ja niiskustaseme kõikumisi.

Digitaaldokumentide arhiveerimisel on kesksel kohal failiformaat. Tehnoloogia areneb kiiresti ja täna kasutatav tarkvara võib mõne aja möödudes olla käibelt juba kadunud. Samas puudutab see väikeettevõtteid vähem, kuna nende dokumentide säilitamisperiood ületab harva kümmet aastat.

 

dokumentide arhiveerimine väikeettevõttes

 

Üheks laialtlevinud arhiivivorminguks on pdf – vii oma arhiveeritavad dokumendid võimalusel just pdf-ks. Nii tagad oma dokumentide autentsuse, usaldusväärsuse ja terviklikkuse. Samuti on arhiivipüsivad tekstidokumentide puhul txt ja xml ning piltide puhul tiff ja png failiformaadid.

 

Dokumentide hävitamine

Kui dokumentide säilitustähtaeg kätte jõuab, s.t et oled näiteks töölepingut hoidnud 10 aastat alates selle lõppemisest, on aeg dokumendid hävitada – sellega dokumendi elukäik väikeettevõttes lõppeb. Samas ei ole miskit, kui aasta-paar tähtajast kauem hoiad. Ära lase lihtsalt dokumentidel kuhjuda, muidu on oht lasta neil üle pea kasvada.

Enne, kui hävitama kukud, vaata dokumendid selle pilguga üle, kas neil on endiselt tõendusväärtust ja kas need sisaldavad ettevõtte jaoks olulisi andmeid. Kui vastus on jah, siis pikenda säilitustähtaega, tee sellekohane märge toimikule aga ka arhiivi haldamise dokumenti.

Kui aga leiad, säilitustähtaeg on möödas ja sisu ei ole Sinu ettevõtte jaoks enam oluline, hävita dokumendid (purusta paberhundis, põleta vms). Suurema koguse korral on võimalik tellida ka vastav teenus. Digitaalsete dokumentide puhul on asi lihtsam – kustuta failid ja nende koopiad.

Dokumentide hävitamise fakti kohta loo kindlasti ka hävitamise akt, kuhu märgi, millised dokumendid Sa millal ja kuidas hävitasid. Tee selle projekt enne dokumentide hävitamist valmis. Hoia allkirjastatud hävitamisakt dokumendi juures, kus on kirjas Sinu ettevõtte arhiivi koosseis.

 

Kokkuvõtteks

Väikeettevõtte dokumentide haldamisel tuleks lähtuda eelkõige kahest aspektist. Esiteks säilita kõik need dokumendid, mis sisaldavad Sinu ettevõtte jaoks olulist informatsiooni. Teiseks, korralda dokumentide hoidmine selliselt, et neis sisalduv info oleks taasesitatav ja kiiresti leitav.

Kui soovid, et Sinu ettevõtte dokumendid oleksid hallatud, kuid vajad selleks abikäsi, siis vaata lähemalt, kuidas veebisekretär Sulle kasulik saab olla – dokumendihaldus väikeettevõttele!

Edukat dokumendihaldust!

 

Kui said postitusest häid mõtteid, siis palun jaga seda!