virtuaalassistent

Postituses Dokumendi elukäik väikeettevõttes – kuidas dokumendihaldusega alustada tõin välja põhjused, miks iga väikeettevõtja peaks oma dokumentidel silma peal hoidma ja andsin edasi mõtteid dokumendihaldusega alustamiseks. Seekord on vaatluse all dokumentide registreerimine. Tegemist on kriitilise sammuga dokumendi elukäigus, mis aitab Sul hiljem vajadusel kiiresti dokumendi juurde tagasi pöörduda ja see lihtsalt üles leida.

 

Dokumentide registreerimine

Ettevõtte jaoks olulise dokumendi loomise/saamise järgselt on vajalik see registreerida. Raamatupidamise dokumendid registreeritakse raamatupidamise programmis. Ülejäänud dokumendid tuleks registreerida selle väliselt.

Kõige lihtsam on anda eri liiki dokumentidele omaette numbrid s.t nummerda eraldi lepingud, kirjad, juhatuse otsused, protokollid jne. Alusta number ühest ja jätka suurenevas järjekorras, võtmata arvesse aastavahetust.

Samas, kui Sul tekib mõnda liiki dokumente hulgaliselt, siis on mõistlik saabuval aastal dokumentide registreerimist taas otsast alata, et numbrid ülemõistuse suureks ei läheks. Sel juhul on abiks, kui Sa võtad numbri määramisel kasutusele aastat iseloomustava täiendi. Näiteks nr 18/1 – 2018. aasta dokument number 1.

 

dokumentide registreerimine väikeettevõttes

 

Kus siis dokumendinumber kajastada? Kõige lihtsam viis on võtta kasutusele elektroonne dokumendihaldustarkvara, kuhu saad iga dokumendi kohta salvestada olulised andmed (metaandmed) pluss üles laadida ka dokumendi enda. Väikeettevõttele ei ole selline lahendus sageli rahaliselt mõistlik (kaasneb kuutasu, samas dokumentide maht väike) ja kaaluda tuleks alternatiive.

Alternatiiviks on väikeettevõtte puhul on viia dokumentide registreerimine läbi vana hea Exceli tabeli abil. Loo iga dokumendiliigi jaoks oma leht. Iga dokumendi kohta kajasta just nii palju infot, kui vajalikuks pead. Kindlasti võiksid kirja panna dokumendi numbri, kuupäeva, pealkirja, lepingu puhul lepingupoole andmed ja kirjeldada paari sõnaga dokumendi sisu.

Andmete hulk varieerub dokumendi liigiti. Oluline ei ole kirja panna võimalikult palju, vaid pigem oluline ja vajalik. Digitaalne dokumendihaldus rajaneb metaandmetel – andmed, mida kasutad oma dokumendi kirjeldamiseks (näiteks eelmises lõigus toodud andmed). Nii tekib Sulle Sinu enda elektroonne dokumendiregister. Ja kes keelab ka seda paberil pidada, kui soovi on.

 

E-kirjade registreerimine

Dokumente leidub kindlasti e-kirja manustes. Ka e-kiri ise võib olla dokument, mida ettevõte peaks haldama sh registreerima ja lõpuks hävitama. Selleks tuleks e-kiri haarata dokumendiregistrisse.

Kui see tundub liiga ajamahukas või on lihtsalt keeruline hinnata e-kirja olemust (on Sinu ettevõtte jaoks oluline dokument või mitte), siis loo e-postkasti asjakohased kaustad e-kirjade liigitamiseks. Näiteks osutatud teenuste, klientide või teemade kaupa selleks, et leiaksid vajadusel olulise e-kirja kiiresti üles. Lähemalt olen sellest kirjutanud postituses Lihtsad nipid e-mailide haldamiseks.

 

e-kirjade haldamine

 

E-kirjadele vastamisel eelista kindlasti seda varianti, kus Sulle saadetud kiri jääks ka kirja sisusse ehk kasuta reply/vasta nuppu. Nii saad kirjavahetuse edenedes ühest kirjast korraga kätte kogu informatsiooni senise vestluse kohta. 

 

Dokumentide nummerdamine

Lisaks dokumendiregistrile, tuleks dokumendi number kajastada ka dokumendil endal. Tänapäeval liigub enamik dokumente ringi elektroonselt. Nende puhul saad dokumendi numbri kajastada faili pealkirjas. Näiteks juhatuse_12062018_o3 või juhatuse_otsus3_12061018 vms – täiesti Sinu vabal valikul, püüa lihtsalt ühtset joont hoida.

Paberdokumentide puhul on kaks võimalust. Esmalt, lihtsaimana tunduv on kirjutada number käsitsi dokumendi peale. See toob aga kaasa hübriidtoimikute tekke – osad dokumendid on vaid paberil, osad vaid elektroonselt. Kui nii toimid, siis kirjuta kindlasti oma dokumendiregistrisse iga dokumendi kohta, millises vormis see on – paberil/digitaalne. Nii on lihtsam pärast orienteeruda.

Teine võimalus on aga paberdokument skaneerida või teha sellest mobiiliga selge foto ning taaskord kirjutada number faili pealkirja. Seda tasub teha siis, kui paberdokumentide hulk ettevõttes on väike. Nii saavutad Sa olukorra, kus kõik ettevõtte dokumendid on ühes vormis – elektroonsed. See lihtsustab dokumentide haldamist.

Samas tasub meeles pidada, et skaneeritud dokument on tegelikult dokumendi koopia. Seega näiteks paberil allkirjastatud lepingud tuleb igal juhul säilitada, sõltumata sellest, et oled need endale arvutisse skaneerinud.

 

Kui soovid, et Sinu ettevõtte dokumendid oleksid hallatud, kuid vajad selleks abikäsi, siis vaata lähemalt, kuidas veebisekretär Sulle kasulik saab olla – isiklik virtuaalassistent!

 

Raamatupidamise algdokumentide kohta sätestab raamatupidamise seadus § 7 lõige 4, et elektroonsel kujul säilitatavaid algdokumente peab olema võimalik kirjalikult taasesitada. Seega võid Sa kõik raamatupidamise algdokumendid elektroonsesse vormi viia (need, mis muidu ei ole), kui Sul on võimalik neid vajadusel 7 aasta jooksul taasesitada (näiteks välja printida). Sel juhul puudub vajadus hoida alles näiteks skaneeritud paberarveid. Loe lähemalt!

 

Asjatoimikud

Dokumentide hilisema leidmise huvides tuleb info süstematiseerida. Dokumentide registreerimine aitab sellele suuresti kaasa, kuid mõnikord sellest ei piisa.

Näiteks pakub Sinu ettevõte kujundusteenust. Sel juhul on tekib Sul kirjavahetus nii kujundajate kui ka klientidega, millele lisanduvad hinnapakkumised, lepingud, kavanditoorikud ja valmiskavandid jms. Registreerid eraldi hinnapakkumised ja lepingud, tekitad e-postkasti konkreetse töö osas eraldi kausta, kuhu kogud e-kirjad.

 

asjatoimiku loomine

 

Selleks, et tulevikus oleks Sul kogu info kergemini leitav, kasuta asjatoimikuid. Selleks koonda kõik dokumendid (lepingud, hinnapakkumised, kirjavahetus, kavandid, arved jms), mis Sul konkreetse teenuse pakkumise osas tekivad ühte kausta. Kaust nimeta näiteks kliendi nime järgi. Nii tekib Sul iga kliendi jaoks eraldi kaust, kuhu kuuluvad küll eriliigilised, kuid ühe asja raames tekkinud dokumendid.

Asjatoimikus olevad lepingud, hinnapakkumised ja arved omavad omaette numeratsiooni ning asjatoimikud registreeri omaette. Lisaks registreeritud dokumentidele hõlma asjatoimikusse ka registreerimata dokumente nt e-kirjad, kavandid jms. Lõpptulemusena tekib sul kaust, kus on kõik asjasse puutuv kompaktselt sees. 

 

Kokkuvõtteks

Registreeri ettevõtte jaoks olulised dokumendid enda loodud dokumendiregistris. Kanna number ka dokumendile. Koonda ühe asja kohta käivad eriliigilised dokumendid ühte asjatoimikusse.

Järgmises postituses vaatame lähemalt, millega dokumendi elukäik väikeettevõttes lõpeb ehk vaatluse all on dokumentide säilitamine, arhiveerimine ja hävitamine.

Dokumentide registreerimine on iseenesest lihtne tegevus, kuid nõuab siiski olulist ajalist ressurssi. 

Edukat dokumendihaldust!

 

Kui see postitus oli Sinu jaoks vajalik või huvitav, siis palun jaga seda!

 

Saa värsked blogipostitused oma e-mailile ja kingituseks juurdepääs e-raamatutele!