Selleks, et oma ettevõtet hoogsalt edasi arendada, on oluline mõista delegeerimise tähtsust. Nii saab vajalik töö tehtud ja Sulle jääb rohkem aega, et keskenduda oma ettevõtte põhitegevusele, ettevõtte juhtimisele ja arendamisele ning veeta järjest enam kvaliteetaega oma lähedastega. Virtuaalne assistent teeb asjatundlikult vajaliku töö ära ja aitab Sul säästa väärtuslikku aega. Järgnevalt toongi välja valiku töid, mida ettevõtjad virtuaalsele assistendile delegeerivad.
1. Spetsiifilisi teadmisi ja oskusi eeldavad tööd
Delegeeritavad tööd saab jagada laias laastus kaheks. Esiteks tööd, mille puhul on vaja spetsiifilisi teadmisi ja oskuseid. Mingi tasemeni saab nendega hakkama ka ettevõtja ise. Samas jääb mõnikord siiski teadmistest väheks ja mõistlik on töö delegeerida asjatundjale.
Raamatupidamine
Delegeeri oma ettevõtte igapäevane raamatupidamine virtuaalsele assistendile või siis kogu aasta jooksul oma raamatupidamisdokumendid korralikult kokku, lae failijagamise keskkonda (nt GoogleDrive, Dropbox vms) üles ja jaga neid virtuaalse assistendiga selleks, et näiteks ettevõtte majandusaasta aruanne saaks koostatud.
Kui Sa ei soovi kogu oma ettevõtte raamatupidamise alast tööd üle anda, saad teha seda vaid ka osaliselt nt arvete ja võlgnevuste meeldetuletuste koostamine ja väljasaatmine, maksude deklareerimine jms.
Internetiturundus
Kui oled ettevõtja, on Sulle oluline olla internetis nähtav. Selleks on erinevaid mooduseid – nii tasuta kui tasulisi. Näiteks on tänapäeval elementaarne, et igal ettevõttel on oma veebileht ja mitte ainult. Vaid et see oleks ka optimeeritud otsimootoritele ja alati ajakohase sisuga. Tegu on lihtsaima ja odavaima viisiga ennast internetis nähtavaks teha.
Kui potentsiaalne klient on Sinu lehele jõudnud, tuleb teda veenda, et oled asjatundja. Siin tuleb appi sisuturundus ehk regulaarne blogipostituste kirjutamine ja jagamine. Postitused peavad olema kirjavigadeta, teemakohased ja illustreeritud sobivate visuaalidega. Siinjuures on samuti oluline, et postitused saaksid optimeeritud.
Veel on üheks kasulikuks ja soodsaks viisiks enda info jagamiseks meiliturundus. Selleks tuleb luua meililistiga liitumise vorm, hallata listiliikmeid, koostada ja saata regulaarselt huvipakkuvaid uudiskirju.
Tänapäeval ei saa üle ega ümber ka sotsiaalmeediast. Selleks tuleb seadistada ettevõtte konto, jagada asjakohast informatsiooni ja suhelda aktiivselt oma jälgijaskonnaga.
Lisaks tasuta turundusvõimalustele saab läbi viia tasulisi reklaamikampaaniaid nii sotsiaalmeedias kui ka nt Googles. See aga eeldab samuti vastavate kontode seadistamist, märksõnade analüüsi läbiviimist, sihtrühma optimeerimist, reklaamtekstide kirjutamist ja visuaalide kujundamist. Seejärel tuleb reklaamikampaaniaid jälgida ja testida ning tulemusi mõõta, et saada aru, mis toimib ja mis mitte ning vajadusel kampaaniaid vastavalt kohandada.
Seda kõike võid ettevõtjana ise teha – tasuta õppematerjale on internet täis. Paremate tulemuste saamiseks ja oma aja kokkuhoidmiseks on mõistlik jätta ettevõtte turundamine siiski oma ala asjatundjatele. Seda ei pea tegema täies ulatuses. Virtuaalne assistent võib teha ka üksikuid tööetappe nagu veebilehe loomine ja optimeerimine, selle sisu regulaarne uuendamine, blogipostituste kirjutamine, toimetamine ja optimeerimine, uudiskirjade koostamine ja väljasaatmine, meililisti loomine, sotsiaalmeedia haldamine, reklaamikampaaniate loomine ja läbiviimine jms.
Kujundustööd
Spetsiifilisi teadmisi ja oskusi nõudev kujundustöö on igal ettevõtjal kasulik sisse osta. Järgnevalt lähemalt mõnest kujundustööst, mis aegajalt ette võib tulla.
Logo kujundamine on ettevõtte visuaalse identiteedi loomisel üks esimesi ja tähtsamaid samme. Sageli on logo see, mis inimesele silma jääb ja loob esmase ettekujutuse ettevõttest. Kui soovid oma ettevõttele kujundada logo, on kasulik tellida juurde ka logoraamatu koostamine.
Kui eesmärgiks on tagada, et igat ettevõtte visuaalset elementi kasutataks järjepidevalt ühesuguselt, on mõistlik ette võtta stiiliraamatu koostamine.
Otsesuhtluses on visiitkaart siiani kõige efektiivsem eneseturunduse tööriist. Kohtudes potentsiaalse äripartneriga, jätad endast tõsiseltvõetava mulje, kui jagad oma visiitkaarti. Ja mitte igasugust kaarti, vaid sellist, mis on omanäoline, kvaliteetsest materjalist ja mida on uhke ära anda.
Ühe ürituse, olgu selleks kontsert, lavastus, suvetuur vms, korraldamisega kaasneb erinevas formaadis ja mõõdus kujundusfailide loomise vajadus – paberplakatid, ajalehe kuulutused, facebooki ja instagrami reklaamid, facebook event`ide kaanepildid, kava jms. On oluline, et kõik ürituse korraldamisega kaasnevad kujundustööd saaksid õigeaegselt ja korrektselt tehtud.
2. Lihtsad, kuid aeganõudvad tööd
Järgnevalt olen välja toonud lihtsad, kuid aeganõudvad ja sageli ka keskendumist vajavad tööd. Nende töödega saavad hakkama pea kõik ettevõtjad ise. Samas tekib siin kaks küsimust. Esiteks, kas Sulle meeldib neid töid teha ja teiseks, kas ehk oleks Sul oma aega kasulik muudele, ettevõtet edasiviivatele tegevustele kulutada?
Töö dokumentidega
Kuna tänapäeval on internetis saadaval kõikvõimalikke dokumendipõhju, siis liigitasin töö dokumentidega lihtsamate tööülesannete hulka. Dokumente, mida ettevõtetes koostatakse on erinevaid, alustades hinnapakkumistest ja hinnapäringutest, lõpetades ametikirjade, kordade ja erinevate lepingute koostamisega. Kui ettevõttes on ka töötajad, tuleb koostada personalidokumendid – lepingud, sisemised eeskirjad, (koondamis)teatised, (puhkuste)ajakavad, (töö)kuulutused, ametijuhendid jms.
Väikeettevõttes tekkivate dokumentide hulk on küll väike, kuid ka nende hulgas on vaja orienteeruda ja vajadusel oluline dokument kiiresti üles leida. Selleks on kasulik luua ülevaade ettevõtte dokumentidest ja korrastada need liikide ja aastate kaupa. Siit edasi on juba lihtsam dokumentide säilitustähtaegu kindlaks teha ja korraldada nende säilitamine säilitustähtaja jooksul. Virtuaalne assistent sobib selliseks tööks ideaalselt.
E-postkasti haldamine
Me kõik veedame igapäevaselt aega oma e-postkastis. Kui Sa pole just e-posti inimene (eelistad otsesuhtlust või siis helistamist näiteks) või Sinu e-postkast täitub pidevalt vastamist vajavate kirjadega, siis jäta oma e-postkasti haldus virtuaalse assistendi hooleks. Anna talle võimalikult täpsed juhtnöörid, kuidas eraldada Sinu poolt vastamist vajavad kirjad ülejäänust ja milliseid väljaminevaid kirju eeldad, et virtuaalne assistent saadab jms. Nii on virtuaalsest assistendist suur abi sinu ettevõtte dokumendiringluse korraldamisel aga ka ettevõtte klienditoe tagamisel.
Lisaks meililiikluse korraldamisele aitab virtuaalne assistent Su postkastis ka korda luua. Selleks jagab ta kirjad teema või prioriteetsuse alusel erinevatesse kataloogidesse, hävitab mittevajalikud kirjad, loob vajadusel kirjapõhjad, koostab automaatvastuse, täiendab kirja jalust vms.
Infootsing
Anna konkreetsed juhtnöörid ja jäta internetiavarustes või siis erinevates andmebaasides Sulle vajaliku info otsimine virtuaalse assistendi hoolde. Tulemuseks on Sinu jaoks juba valmisdokument (Word, Excel) Sulle vajaliku sisuga.
Andmete sisestamine
Sageli kaasneb juba infootsinguga andmete sisestamise vajadus. Näiteks siis, kui Sul on vaja leida kõigi Eestis tegutsevate heategevusorganisatsioonide juhtide nimed ja kontaktandmed, et neile kutse pidulikule koosviibimisele saata. Sel juhul toimub samaaegselt nii info otsimine internetist kui ka andmete korrastamine ja sisestamine Excelisse.
Samas võivad Sul juba andmed olemas olla, kuid need vajavad korrastamist ja sisestamist Sinu andmebaasi või ka näiteks Excelisse. Seda selleks, et neid võimalikult kasulikult enda hüvanguks ära kasutada. Tegu samuti tööga, mis on mõistlik endalt ära delegeerida.
Kalendri haldamine
Ettevõtjana tuleb Sul sageli ette kohtumisi, mida eelnevalt kokku leppida ja siis ka meeles pidada. Õnneks on olemas erinevaid pilvepõhiseid kalendreid, millele saad igal ajal sõltumata asukohast ligi ja mis annavad ka märku, kui mingi kohtumine hakkab lähedale jõudma. Kuna aga kalender on kasulik Sulle vaid siis, kui sinna on vajalikud andmed sisestatud, siis saab siinkohal appi tulla virtuaalne assistent. Viimane lepib vastavalt Sinu instruktsioonidele kokku kohtumised, mille kohta info on Sinu jaoks nähtav kalendris. Või siis jälgib infovoogu ja sisestab kalendrisse Sind huvitava sündmuse info ja teeb vastavad broneeringud.
Kokkuvõtteks
Töid, mida virtuaalsele assistendile delegeerida on veelgi. Oluline on delegeerida endalt ära tööd, mis eeldavad spetsiifilisi teadmisi, mida endal napib, aga ka tööd, mille tegemiseks on Sinu aeg lihtsalt liiga väärtuslik. Virtuaalsed assistendid on ajasäästjad ja see viimane on ju, nagu me kõik teame, piiratud ressurss.
On täiesti mõistetav, et töö delegeerimine võõrale inimesele, kellega Sa igapäevaselt füüsiliselt ei kohtu, on mõnevõrra hirmutav. Kes teab, mis inimene ta on, kas teda saab usaldada ja kas ta teeb ikka oma tööd tulemuslikult. Need on küsimused, mis kipuvad sellises olukorras tekkima. Nimetatud hirme aitab maandada see, kui lepid virtuaalse assistendiga esmase kokkusaamise kokku või teed Skype kõne. Nii saad aimu, millise inimesega on tegu. Virtuaalse assistendi kompetentsis saad veenduda, andes talle teha proovitöö jms.
Kuna Eestis on virtuaalse assistendi teenus nime poolest veel vähe levinud, siis vastavaid uuringuid leida on raske. Seetõttu saangi siinkohal välja tuua VA Networking poolt läbiviidud uuringu, mille andmetel on virtuaalsed assistendid tüüpiliselt lapsi omavad ja abielus olevad naised, kellel on kõrgharidus ja kes töötavad täistööajaga 1-7 kliendi heaks korraga.
Millised tööd delegeeriksid Sina oma ettevõttes virtuaalsele assistendile?
Kui said siit häid mõtteid, siis ole hea ja palun jaga neid ka teistega!