Ametikiri on dokument, mis koostatakse selleks, et infot vahetada ja saadetakse enamasti kas posti või e-posti teel. Kui Sa koostad ettevõtte ametikirja, pööra tähelepanu lisaks kirja sisule ka kirja vormistamisele, kuna sellega mõjutad otseselt, milline esmamulje Su ettevõttest kirja lugejale tekib. Järgnevalt kirjutan lühidalt lahti olulisema, kuidas ametikirja koostamine välja võiks näha.
Ametikirjadeks on näiteks taotlus, pöördumine, ettepaneku tegemine, volikiri, teatis, hinnapakkumine jne. Ametikiri vormista A4-le. Kirja ülaossa aseta oma ettevõtte logo. Mitmeleheline kiri nummerda alates teisest lehest. Lehekülje numbri asetus vali vastavalt oma soovile.
Adressaat ja aadress
Adressaat ja aadress paiguta kirja mõttelisest telgjoonest vasakule. Kirja adresseerimisel eelista personaalset adresseerimist. Alusta isiku ees- ja perekonnanimega, millele järgneb asutuse nimetus, vajadusel struktuuriüksuse nimetus. Seejärel kirjuta tänav, maja ja korterinumber, sihtnumber, linn või maakond (suurtähtedega).
Näide: Mari Aas
Maksu- ja Tolliamet
Lõõtsa 8a
15176 TALLINN
Kui saadad ametikirja e-postiga, siis piisab, kui aadressiks kirjutad vaid e-posti aadressi.
Näide: Mari Aas
Maksu- ja Tolliamet
mari.aas@mta.ee
Kui sama kiri saadetakse mitmele adressaadile, vormista aadressiväljale üks adressaat ja ülejäänud kirjuta lisaadressaadiväljale, mis asub 2-4 reavahet allkirjast allpool või lisade olemasolul 2-4 reavahet pärast lisamärget, kasutades dokumendi saatmise eesmärki selgitavaid sõnu (sama, teadmiseks, koopia jms).
Näide: Teadmiseks OÜ Ettevõte
Kuupäev ja number
Kuupäev ja number kirjuta lehe mõttelisest telgjoonest paremale, adressaadi viimase reaga samale reale. Vastuskirja puhul lisa algatuskirja kuupäev ja number (kui on) vastuskirja kuupäevast üks rida ülespoole.
Näide: 01.06.2018 nr 32 (algatuskirja kuupäev ja tähis)
15.06.2018 nr 18-3 (vastuskirja kuupäev ja tähis)
Kui kirjutad kuu nimetuse sõnana, jäta numbrite 1.-9. eest null ära.
Näide: 9. juuni 2018 nr 1, 09.06.2018 nr 1.
Pealkiri ja pöördumine
Ametikirja pealkiri kirjuta lühike, avades sellega üldistatult kirja põhisisu.
Pikemad pealkirjad vormista mitmele reale selliselt, et pealkiri ei ületaks lehe keskjoont.
Näide: Võlgnevuse meeldetuletus,
kompromissettepaneku tegemine
Pealkirjast rida-kaks allpool kirjuta soovi korral pöördumine. Soovitav on kasutada viisakusvormelit (täispikalt välja kirjutatult). Pöördumises ei kasutata lühendeid, adressaadi eesnime ega lõpus kirjavahemärke v.a soovi korral hüüumärk.
Näited: Lugupeetud proua Aas
Austatud härra Aas!
Tekst
Tekst vormista 1 reavahe pealkirjast/pöördumisest alla poole. Kasuta ühe ja sama dokumendi vormistamisel ühtset kirjastiili ja suurust. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu kirjuta s õ r e n d a t u l t, paksendatult, kaldkirjas või allajoonitult. Lõigud eralda ühekordse reavahega. Teksti vormistamisel kasuta vasakjoondust või rööpjoondust (joondatud on nii parem kui ka vasak külg).
Kirja alusta sissejuhatusega, kus too välja kirja koostamise põhjus, eesmärgid, varasemad kokkulepped vms. Sellele järgneb probleemi esitus, kus esita faktid ja põhjendused. Kiri lõpeta palve, järelduste, taotluse, ettepaneku vms-ga.
Hoidu numbritega kirjutatud arvude kasutamist tekstis kõrvuti.
Näide: mitte juhatuse otsus nr 2 10. juuni 2018 vaid juhatuse 10. juuni 2018 otsus nr 2
Kui kasutad tekstis aadressi, mis paikneb ühel real, kasuta koma. Sel juhul pea meeles, et sihtnumber paikneb enne kohanime ja nende vahel koma ei käi.
Näide: Mari Aas, Näituse 33, 74908 Jõgeva
Tervitusvormel ja allkiri
Tekstile järgneb lugupidamisavaldus ehk tervitusvormel, mis kirjuta rida-kaks peale teksti. Tervitusvormeli järel ei ole koma.
Näited: Lugupidamisega
Austusega
Allkirja jaoks jäta vabaks kuni 5 rida alates tervitusvormelist. Allkirja alla kirjuta enda nimi ja ametinimetus. Ametinimetus kirjuta alati väikese tähega! Digitaalselt allkirjastatava dokumendi puhul kirjuta allkirja asemele /allkirjastatud digitaalselt/.
Lisamärge
Kui lisad ametikirjale juurde dokumente, siis vormista 2-4 reavahet allkirjastajast allapoole lisamärge. Lisamärke lõpus kirjavahemärke ei kasutata. Kui oled viidanud lisadokumendile teksti sees, siis piisab kui kirjutad vaid lisa lehekülgede ja eksemplaride arvu.
Näide: Lisa: 11 lehel 1 eks
Kui Sa ei ole lisade nimetusi tekstis märkinud, siis too lisade nimetused välja lisaviites. Mitme lisa korral nummerda need.
Näide: Lisa 1: Koostööpakkumine 2 lehel 2 eks
Lisa 2: Koostöötingimused 3 lehel 1 eks
Koostaja ja kontaktandmed
Kuna väikeettevõttes on kirja koostajaks enamasti ettevõtja ise, siis koostaja andmeid enam eraldi välja tooma ei pea. Siis piisab ainult telefoninumbrist ja e-posti aadressist. Kui aga koostajaks on ettevõtte töötaja, siis kirjutatakse koostaja ees- ja perekonnanimi ja telefoninumber ühele reale ning e-posti aadress järgnevale reale viimase elemendina vahetult enne kontaktandmete välja. 7-kohalisi telefoninumbreid rühmita tagantpoolt 4 ja 3 kaupa.
Näide: Mari Aas 123 4567
mari.aas@mta.ee
Ametikirja koostamine – kokkuvõtteks
Ametikirja koostamine on lihtne. Jälgi eeltoodud juhiseid, võta kõrvale mõni näidis ja asu kirjutama. Esmalt pühendu sisule, seejärel vaata vormistus rida-realt üle. Vaata ka ametikirja näidist!
Kui see postitus oli Sinu jaoks vajalik või huvitav, siis palun jaga seda!